Wann muss der Arbeitgeber ein qualifiziertes Arbeits­zeugnis ausstellen?

Wann muss der Arbeitgeber ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausstellen — und was passiert, wenn er es nicht tut? Diese Frage stellt sich für viele Arbeitnehmer am Ende eines Beschäftigungsverhältnisses, denn das Zeugnis ist oft entscheidend für die nächste Bewerbung. Als Kanzlei für Arbeitsrecht kennen wir die typischen Fallstricke: Arbeitgeber, die zu lange warten, Formulierungen, die auf den ersten Blick positiv klingen, aber im Fachjargon eine schlechtere Bewertung transportieren, oder schlicht die Weigerung, überhaupt ein qualifiziertes Zeugnis auszustellen.

Was ist der Unterschied zwischen einfachem und qualifiziertem Arbeitszeugnis?

Grundlage für das Zeugnis im Arbeitsverhältnis ist § 109 GewO (Gewerbeordnung). Danach hat jeder Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das einfache Arbeitszeugnis enthält lediglich Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit — also wer beim wem von wann bis wann in welcher Position beschäftigt war. Es ist der gesetzliche Mindeststandard, der automatisch entsteht.

Das qualifizierte Arbeitszeugnis geht darüber hinaus: Es bewertet zusätzlich Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis. Damit ist es in der Praxis das deutlich relevantere Dokument, denn künftige Arbeitgeber wollen wissen, wie jemand gearbeitet hat — nicht nur, dass er irgendwo tätig war. Für viele Berufsfelder und Positionen ist ein qualifiziertes Zeugnis bei Bewerbungen schlicht vorausgesetzt.

Der entscheidende Unterschied liegt beim Entstehungsgrund: Das einfache Zeugnis muss der Arbeitgeber von sich aus ausstellen, sobald das Arbeitsverhältnis endet. Das qualifizierte Zeugnis hingegen entsteht nur auf ausdrückliches Verlangen des Arbeitnehmers. Wer das Verlangen nicht äußert, bekommt automatisch nur die Basisversion.

Wann entsteht der Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Der Anspruch entsteht mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses — also spätestens mit Ablauf der Kündigungsfrist. Sie können das Zeugnis nicht erst nach dem letzten Arbeitstag, sondern bereits während der Kündigungsfrist verlangen — und darauf bestehen, dass es rechtzeitig ausgestellt wird.

Der Anspruch gilt für alle Arbeitnehmer, unabhängig davon, ob sie in Vollzeit, Teilzeit, als Minijobber oder Praktikant beschäftigt waren. Auch Leiharbeitnehmer haben gegenüber dem Verleiher einen Anspruch nach § 109 GewO.

Nicht relevant ist, ob das Arbeitsverhältnis kurz war: Auch nach einer Probezeit haben Sie Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis, wenn Sie es verlangen. Das kann für den Arbeitgeber tatsächlich herausfordernd sein, wenn das Beschäftigungsverhältnis nur wenige Wochen dauerte — ändert aber nichts an der rechtlichen Pflicht.

Wie muss das qualifizierte Zeugnis formuliert sein?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis muss nach § 109 GewO zwei grundlegende Anforderungen erfüllen: Es muss klar und verständlich formuliert sein, und es darf keine Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage zu treffen. Das Verbot verschlüsselter Negativurteile — also sogenannter Zeugnissprache — ist damit ausdrücklich gesetzlich normiert.

Der Arbeitgeber hat bei der Formulierung einen Beurteilungsspielraum. Er muss die Leistung nicht besser darstellen, als sie war. Möchte er jedoch eine unterdurchschnittliche Bewertung abgeben, trägt er die Darlegungs- und Beweislast für die negativen Tatsachen, auf die er sich stützt.

Was gehört inhaltlich in ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

In der Praxis hat sich ein Aufbauschema etabliert, das von den Arbeitsgerichten als Mindeststandard anerkannt wird. Ein vollständiges qualifiziertes Zeugnis enthält:

Zunächst die Kopfdaten: Ausstellungsdatum, Bezeichnung als „Arbeitszeugnis“, vollständige Personalien des Arbeitnehmers und Angaben zur Kanzlei oder zum Unternehmen als Aussteller.

Es folgt die Tätigkeitsbeschreibung: Art und Dauer der Beschäftigung müssen so vollständig sein, dass sich ein künftiger Arbeitgeber ein klares Bild machen kann. Aufgaben, die bei einer Bewerbung relevant sein könnten, dürfen nicht einfach weggelassen werden.

Dann kommt die Leistungsbeurteilung: Arbeitsmenge, Arbeitsqualität, Fachkenntnisse und — je nach Tätigkeit — Führungskompetenz oder Eigeninitiative. Die Bewertung orientiert sich an der bekannten Notenskala von „sehr gut“ bis „mangelhaft“, die in der Zeugnissprache jeweils bestimmten Formulierungen entspricht.

Daran schließt sich die Verhaltensbeurteilung an: das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und — bei Kundenkontakt — gegenüber externen Personen. Eine Erwähnung der Betriebsratstätigkeit darf nur mit Einwilligung des Arbeitnehmers erfolgen; Hinweise auf Religionszugehörigkeit, ethnische Herkunft oder politische Überzeugungen sind verboten.

Den Abschluss bilden üblicherweise Angaben zum Beendigungsgrund sowie — freiwillig — eine Schlussformel mit Dank und Zukunftswünschen.

Innerhalb welcher Frist muss der Arbeitgeber das Zeugnis ausstellen?

Eine starre gesetzliche Ausstellungsfrist enthält das Gesetz nicht. In der Praxis wird eine Frist von zwei bis drei Wochen nach Anforderung als zumutbar angesehen. Viele Arbeitsverträge enthalten eigene Regelungen; tarifvertragliche Fristen von vier Wochen sind verbreitet. Diese vertraglichen Ausschlussfristen gehen dem allgemeinen Verjährungsrecht vor — wenn Ihr Vertrag eine Frist von vier Wochen vorsieht und Sie diese verpassen, kann der Anspruch bereits erloschen sein.

Wie lange kann ich ein qualifiziertes Arbeitszeugnis noch verlangen?

Der Anspruch auf Erteilung eines Arbeitszeugnisses verjährt nach drei Jahren gemäß § 195 BGB. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis beendet wurde.

Allerdings gilt: Der Anspruch kann deutlich früher verwirken, auch wenn die Verjährungsfrist noch läuft. Verwirkung tritt ein, wenn zwei Voraussetzungen zusammentreffen — ein längerer Zeitraum ohne Geltendmachung (Zeitmoment) und der dadurch beim Arbeitgeber entstandene Eindruck, der Anspruch werde nicht mehr verfolgt (Umstandsmoment).

Für Berichtigungsansprüche — also das Recht, ein bereits ausgestelltes, aber fehlerhaftes Zeugnis korrigieren zu lassen — gilt im Grundsatz ebenfalls die dreijährige Verjährungsfrist.

Auch kann der Anspruch wegen einer Ausschlussklausel oder Verfallklausel nicht mehr durchsetzbar sein.

Habe ich auch während des laufenden Arbeitsverhältnisses einen Anspruch?

Ein Zwischenzeugnis kann auch während eines bestehenden Beschäftigungsverhältnisses verlangt werden — also ohne dass das Arbeitsverhältnis bereits beendet ist. Einen gesetzlich ausdrücklich normierten Anspruch kennt § 109 GewO zwar nur für die Beendigung; das Zwischenzeugnis ist aber in der Rechtsprechung anerkannt, wenn ein berechtigtes Interesse besteht.

Anerkannte Gründe sind etwa ein Wechsel des unmittelbaren Vorgesetzten, eine Versetzung oder strukturelle Umorganisation im Betrieb, eine interne Bewerbung oder auch die Vorbereitung einer externen Bewerbung.

Inhaltlich und formal entspricht das Zwischenzeugnis dem Abschlusszeugnis und sollte dieselbe Sorgfalt aufweisen.

Was kann ich tun, wenn das Zeugnis schlecht formuliert ist?

Entspricht das Zeugnis nicht den gesetzlichen Anforderungen, haben Sie zunächst den Anspruch auf Berichtigung oder Ergänzung. Sie sollten den Arbeitgeber schriftlich und mit konkreter Benennung der beanstandeten Passagen zur Korrektur auffordern und eine angemessene Frist setzen.

Verweigert der Arbeitgeber die Korrektur oder reagiert er nicht, bleibt der Klageweg vor dem Arbeitsgericht. Die Klage richtet sich auf Berichtigung oder Ergänzung — nicht auf Schadensersatz, sofern kein konkreter kausal entstandener Schaden nachgewiesen werden kann. Die Beweislast für negative Tatsachen im Zeugnis trägt der Arbeitgeber; für überdurchschnittliche Leistungen trägt der Arbeitnehmer die Darlegungslast.

Einen Entwurf einzureichen ist möglich und in der Praxis üblich — der Arbeitgeber ist jedoch weder verpflichtet, einen Entwurf anzufordern, noch diesen zu übernehmen.

Handlungsempfehlung

Wann muss der Arbeitgeber ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausstellen? Die Antwort lautet: sobald Sie es verlangen — und zwar spätestens ab dem Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Das Recht ist klar, die Durchsetzung in der Praxis aber oft mühsam. Wenn Ihr Arbeitgeber das Zeugnis verzögert, verweigert oder mit problematischen Formulierungen ausstattet, sollten Sie nicht zu lange warten. Der Anspruch kann verwirken, und je länger die Beschäftigung zurückliegt, desto schwieriger wird die gerichtliche Durchsetzung. Wir prüfen Ihr Zeugnis, beurteilen, ob Formulierungen rechtlich angreifbar sind, und setzen Ihren Anspruch durch — bei Bedarf auch vor dem Arbeitsgericht.