Anspruch auf Arbeitszeugnis ohne Kündigung

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis besteht nicht nur bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses, sondern unter bestimmten Voraussetzungen auch während einer laufenden Beschäftigung. Nach § 109 Abs. 2 der Gewerbeordnung (GewO) kann ein Arbeitnehmer „aus triftigen Gründen“ ein sogenanntes Zwischenzeugnis verlangen. Als triftige Gründe gelten beispielsweise ein Vorgesetztenwechsel, der Abschluss größerer Projekte, anstehende Weiterbildungen oder auch Bewerbungsabsichten. Dieses Recht stärkt die Position von Arbeitnehmern, da es ihnen ermöglicht, ihre Leistungen zu einem bestimmten Zeitpunkt dokumentieren zu lassen. Als Fachanwältin für Arbeitsrecht berate ich Sie gerne im Detail.

Ein Zwischenzeugnis während des laufenden Arbeitsverhältnisses unterliegt denselben qualitativen Anforderungen wie ein Endzeugnis. Es muss wahrheitsgemäß, wohlwollend und klar formuliert sein. Besonders wichtig für Arbeitnehmer: Ein einmal ausgestelltes Zwischenzeugnis entfaltet eine gewisse Bindungswirkung für spätere Beurteilungen. Das bedeutet, dass ein später ausgestelltes Endzeugnis grundsätzlich nicht ohne nachweisbare Gründe schlechter ausfallen darf. Bei ungerechtfertigter Verzögerung oder Verweigerung durch den Arbeitgeber kann der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis auch gerichtlich durchgesetzt werden.

Warum ein Arbeitszeugnis auch ohne Kündigung wichtig ist

Wenn die Rede von Arbeitszeugnissen ist, denken die meisten zunächst an die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses. Was jedoch viele nicht wissen: Auch während eines laufenden Beschäftigungsverhältnisses können Arbeitnehmer ein Arbeitszeugnis verlangen – ein sogenanntes Zwischenzeugnis. Diese Möglichkeit ist besonders wertvoll für die berufliche Entwicklung und kann in zahlreichen Situationen zum Tragen kommen, ohne dass eine Kündigung im Raum steht.

Ein Zwischenzeugnis kann für Bewerbungen auf andere Positionen hilfreich sein, dient der Dokumentation von Leistungen bei Projektabschlüssen oder Abteilungswechseln und bietet eine wichtige Absicherung bei Führungswechseln. Gerade in diesen Situationen ist es wichtig, die eigenen Leistungen angemessen dokumentieren zu lassen.

Viele Arbeitnehmer scheuen jedoch davor zurück, ein Zwischenzeugnis zu beantragen – aus Sorge, der Arbeitgeber könnte dies als Signal für Wechselabsichten missverstehen. Diese Zurückhaltung ist verständlich, jedoch rechtlich unbegründet, da es sich um einen klaren gesetzlichen Anspruch handelt.

Rechtliche Grundlagen: Das sagt das Gesetz zum Zeugnis ohne Kündigung

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ist gesetzlich klar geregelt. Die zentrale Rechtsgrundlage bildet § 109 der Gewerbeordnung (GewO), der festlegt:

(1) Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Zeugnis) erstrecken.

(2) Der Arbeitnehmer kann aus triftigen Gründen auch während des Arbeitsverhältnisses ein Zeugnis verlangen. […]

Besonders relevant für unsere Fragestellung ist hier Absatz 2, der ausdrücklich den Anspruch auf ein Zeugnis während des laufenden Arbeitsverhältnisses regelt – allerdings mit der Einschränkung „aus triftigen Gründen“.

Was genau unter „triftigen Gründen“ zu verstehen ist, hat die Rechtsprechung über die Jahre konkretisiert. Dabei hat sich eine arbeitnehmerfreundliche Auslegung durchgesetzt. Als triftige Gründe werden unter anderem anerkannt:

• Bewerbung auf eine andere Stelle (intern oder extern)
• Abschluss eines Projekts oder einer bestimmten Tätigkeitsphase
• Strukturelle Veränderungen im Unternehmen (z.B. Abteilungswechsel)/li>
• Wechsel des Vorgesetzten
• Längere Arbeitsunterbrechungen (z.B. Elternzeit, Sabbatical)
• Fortbildungsmaßnahmen, für die ein Leistungsnachweis erforderlich ist

Für die Praxis bedeutet dies: Die Hürde, ein Zwischenzeugnis zu beantragen, ist rechtlich gesehen niedrig. Die „triftigen Gründe“ sind weit gefasst und der Arbeitnehmer ist nicht verpflichtet, seinen Wunsch nach einem Zwischenzeugnis ausführlich zu begründen oder gar nachzuweisen.

Zwischenzeugnis vs. qualifiziertes Endzeugnis: Wichtige Unterschiede

Zeitlicher Bezug und Formulierung

Während ein Endzeugnis in der Vergangenheitsform formuliert wird („Frau Müller war bei uns als… tätig“), wird ein Zwischenzeugnis in der Gegenwartsform verfasst („Herr Schmidt ist bei uns als… tätig“). Dies unterstreicht den fortbestehenden Charakter des Arbeitsverhältnisses.

Schlussformel

Ein klassisches Endzeugnis enthält üblicherweise eine Dankes- und Bedauernsformel sowie Zukunftswünsche. Bei einem Zwischenzeugnis entfallen diese Elemente typischerweise, da das Arbeitsverhältnis ja fortbesteht. Stattdessen wird oftmals auf den Anlass des Zeugnisses hingewiesen (z.B. „Dieses Zwischenzeugnis wird auf Wunsch von Herrn Schmidt anlässlich des Abschlusses des Projekts XY ausgestellt“).

Inhaltliche Anforderungen

Trotz dieser formalen Unterschiede gelten für ein Zwischenzeugnis dieselben inhaltlichen Anforderungen wie für ein Endzeugnis. Es muss den Grundsätzen der Zeugniswahrheit und Zeugnisklarheit entsprechen und darf keine versteckten negativen Beurteilungen enthalten.

Das Zwischenzeugnis muss, wenn vom Arbeitnehmer gewünscht, als qualifiziertes Zeugnis ausgestellt werden. Dies bedeutet, dass es neben den Grunddaten zur Person und Tätigkeit auch eine Bewertung der Leistung und des Verhaltens enthalten muss. Diese Bewertung muss fair, wohlwollend und nachvollziehbar sein.

Rechtliche Bindungswirkung

Ein interessanter und für Arbeitnehmer wichtiger Aspekt: Ein einmal ausgestelltes Zwischenzeugnis entfaltet eine gewisse Bindungswirkung für spätere Zeugnisse. Das bedeutet, dass ein späteres Endzeugnis grundsätzlich nicht ohne triftigen Grund schlechter ausfallen darf als ein vorheriges Zwischenzeugnis.

Verschlechterungen müssen vom Arbeitgeber durch konkrete Leistungs- oder Verhaltensänderungen begründet werden können. Dies bietet Arbeitnehmern eine wichtige Absicherung gegen eine mögliche „Abwertung“ ihrer Leistungen zum Ende des Arbeitsverhältnisses hin.

Wann haben Sie Anspruch auf ein Zwischenzeugnis?

Der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ist an das Vorliegen eines „triftigen Grundes“ geknüpft. In der Praxis werden folgende Situationen regelmäßig als triftige Gründe anerkannt:

Organisatorische Veränderungen

• Vorgesetztenwechsel: Wenn Ihr direkter Vorgesetzter das Unternehmen verlässt oder die Position wechselt, ist dies ein anerkannter Grund für ein Zwischenzeugnis. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Leistungen von jemandem beurteilt werden, der diese auch tatsächlich beobachten und einschätzen konnte.
• Abteilungswechsel: Bei einem internen Wechsel in eine andere Abteilung können Sie ein Zwischenzeugnis für Ihre bisherige Tätigkeit verlangen.
• Umstrukturierungen im Unternehmen: Größere organisatorische Veränderungen, Fusionen oder Übernahmen können ebenfalls einen triftigen Grund darstellen.

Persönliche und berufliche Entwicklung

• Bewerbungsabsichten: Der Wunsch, sich auf eine andere Stelle zu bewerben (intern oder extern), kann einen triftigen Grund darstellen. Dabei müssen Sie dem Arbeitgeber nicht offenlegen, wo Sie sich bewerben möchten.
• Weiterbildung und Qualifizierung: Wenn Sie sich für Fortbildungen, Stipendien oder akademische Programme bewerben, für die ein Nachweis Ihrer beruflichen Leistungen erforderlich ist, können Sie ein Zwischenzeugnis verlangen.

Besondere Arbeitskonstellationen

• Projektabschlüsse: Nach dem erfolgreichen Abschluss eines größeren Projekts ist es üblich und angemessen, ein Zwischenzeugnis zu beantragen, das Ihre spezifischen Leistungen in diesem Projekt dokumentiert.
• Längere Abwesenheiten: Vor dem Antritt einer längeren Auszeit wie Elternzeit, Pflegezeit oder einem Sabbatical können Sie ein Zwischenzeugnis anfordern, um Ihre Leistungen bis zu diesem Zeitpunkt festzuhalten.
• Befristete Arbeitsverhältnisse: Bei mehrjährigen befristeten Verträgen können Sie auch vor Ablauf der Befristung ein Zwischenzeugnis verlangen.

Inhaltliche Anforderungen an ein Zwischenzeugnis

1. Formale Elemente

• Kopfbogen des Unternehmens mit den üblichen Kontaktdaten
• Überschrift „Zwischenzeugnis“
• Persönliche Daten des Arbeitnehmers (Name, Geburtsdatum, ggf. akademische Titel)
• Datum der Ausstellung

2. Einleitungsteil

• Beginn und (bisherige) Dauer des Arbeitsverhältnisses
• Anlass des Zwischenzeugnisses (z.B. „auf Wunsch von Herrn/Frau…“)
• Aktuelle Position und Haupttätigkeitsfelder

3. Tätigkeitsbeschreibung

• Detaillierte Beschreibung der ausgeübten Tätigkeiten
• Verantwortungsbereiche und Befugnisse
• Besondere Projekte oder Aufgaben
• Entwicklung während der bisherigen Beschäftigungszeit (z.B. Beförderungen)

4. Leistungsbeurteilung

• Bewertung der fachlichen Leistungen
• Arbeitsweise und Arbeitsergebnisse
• Fachwissen und dessen Anwendung
• Arbeitsbereitschaft und Engagement
• Belastbarkeit und Flexibilität

5. Verhaltensbeurteilung

• Verhalten gegenüber Vorgesetzten
• Verhalten gegenüber Kollegen
• Verhalten gegenüber Kunden/Geschäftspartnern
• Soziale Kompetenzen wie Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit etc.

6. Schlussformel

Anders als beim Endzeugnis entfällt bei einem Zwischenzeugnis typischerweise die Dankes- und Bedauernsformel sowie die Zukunftswünsche. Stattdessen wird häufig eine neutrale Formulierung wie „Dieses Zwischenzeugnis wird auf Wunsch von Herrn/Frau… ausgestellt“ verwendet.

Die „Geheimsprache“ der Arbeitszeugnisse

Besondere Aufmerksamkeit verdient die sogenannte Zeugnissprache – ein System aus standardisierten Formulierungen, mit denen Leistung und Verhalten bewertet werden. Da diese „Geheimsprache“ teils schwer durchschaubar ist, hier eine Übersicht der gängigsten Bewertungsskala:

• „… stets zur vollsten Zufriedenheit“ = sehr gut
• „… stets zur vollen Zufriedenheit“ = gut
• „… zur vollen Zufriedenheit“ = befriedigend
• „… zur Zufriedenheit“ = ausreichend
• „… hat sich bemüht“ = mangelhaft

Auch versteckte negative Formulierungen wie „war mit allen Mitarbeitern bekannt“ (statt: „kam mit allen gut zurecht“) oder „war sehr tüchtig und wusste sich zu helfen“ (Hinweis auf Eigenmächtigkeit) sollten Arbeitnehmer kritisch prüfen.

Praktische Tipps für Arbeitnehmer

Vorbereitung des Antrags

1. Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt: Beantragen Sie Ihr Zwischenzeugnis idealerweise nach erfolgreichen Projekten oder Anerkennungen, wenn Ihre Leistungen positiv wahrgenommen werden.
2. Formulieren Sie Ihren Antrag schriftlich: Ein formloser schriftlicher Antrag (E-Mail oder Brief) schafft Klarheit und Dokumentation. Benennen Sie dabei kurz den triftigen Grund, ohne zu viele Details preiszugeben.
3. Eigene Vorarbeit leisten: Erstellen Sie vorab eine detaillierte Auflistung Ihrer Tätigkeiten, Verantwortungsbereiche und erfolgreichen Projekte. Dies erleichtert Ihrem Vorgesetzten die Arbeit und stellt sicher, dass keine wichtigen Aspekte vergessen werden.

Während des Prozesses

1. Gesprächsbereitschaft signalisieren: Bieten Sie an, bei der Erstellung des Zeugnisses mitzuwirken, indem Sie etwa einen Entwurf der Tätigkeitsbeschreibung liefern.
2. Diskretion wahren: Behandeln Sie Ihr Anliegen diskret, besonders wenn es mit Bewerbungsabsichten zusammenhängt. Sprechen Sie zunächst direkt mit Ihrem Vorgesetzten, nicht mit der Personalabteilung oder Kollegen.
3. Konstruktiv bleiben: Falls Ihr Vorgesetzter zögert, erklären Sie freundlich die Vorteile eines Zwischenzeugnisses – auch für das Unternehmen (z.B. Leistungsansporn, Transparenz).

Nach Erhalt des Zeugnisses

1. Sorgfältige Prüfung: Analysieren Sie das erhaltene Zeugnis gründlich auf:
   • Vollständigkeit der Tätigkeitsbeschreibung
   • Angemessenheit der Leistungs- und Verhaltensbewertung
   • Versteckte negative Formulierungen
   • Formale Korrektheit (Datum, Unterschrift, Firmenbriefkopf)
2. Korrekturwünsche konkret formulieren: Falls Änderungsbedarf besteht, formulieren Sie Ihre Wünsche präzise und mit konkreten Alternativvorschlägen.
3. Zeugnis sicher aufbewahren: Bewahren Sie das Zeugnis sorgfältig auf – digital und in Papierform. Es kann Jahre später noch wichtig werden, besonders im Vergleich mit dem späteren Endzeugnis.

Besondere Tipps für sensible Situationen

1. Bei kritischem Arbeitsklima: Wenn das Verhältnis zum Arbeitgeber bereits angespannt ist, können Sie Ihren Antrag mit einem sachlichen, nicht persönlichen Grund begründen (z.B. „für Unterlagen eines Weiterbildungsinstituts“).
2. Bei Ablehnung: Wenn Ihr Antrag abgelehnt wird, bleiben Sie sachlich und verweisen Sie höflich auf die Rechtslage, ohne zu drohen. Manchmal hilft der Hinweis auf entsprechende BAG-Urteile.
3. Bei Führungswechseln: Beantragen Sie das Zwischenzeugnis rechtzeitig, idealerweise einige Wochen vor dem Ausscheiden Ihres Vorgesetzten, um einen zeitlichen Puffer zu haben.

Ihr gutes Recht auf ein Zwischenzeugnis

Der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis ist ein wichtiges Arbeitnehmerrecht, das in vielen beruflichen Situationen von großem Wert sein kann – auch ohne dass eine Kündigung im Raum steht. Die rechtlichen Grundlagen sind klar: § 109 GewO gewährt jedem Arbeitnehmer das Recht auf ein Zwischenzeugnis, wenn ein triftiger Grund vorliegt.

Die Rechtsprechung hat den Begriff des „triftigen Grundes“ im Laufe der Zeit arbeitnehmerfreundlich ausgelegt. Von Vorgesetztenwechseln über Projektabschlüsse bis hin zu Bewerbungsabsichten – die Gründe, die ein Zwischenzeugnis rechtfertigen, sind vielfältig.

Wichtig zu wissen: Ein Zwischenzeugnis muss denselben inhaltlichen Anforderungen genügen wie ein Endzeugnis. Es muss wahr, wohlwollend und klar formuliert sein. Zudem entfaltet es eine gewisse Bindungswirkung für spätere Zeugnisse – ein später ausgestelltes Endzeugnis darf nicht ohne triftigen Grund schlechter ausfallen.

Nutzen Sie Ihr Recht auf ein Zwischenzeugnis bewusst und gezielt. Es dient nicht nur der Dokumentation Ihrer Leistungen zu einem bestimmten Zeitpunkt, sondern auch als wichtiges Instrument zur Karriereplanung und Absicherung. Mit dem Wissen um Ihre Rechte und einer strategischen Herangehensweise können Sie sicherstellen, dass Ihre beruflichen Leistungen angemessen gewürdigt und dokumentiert werden – auch ohne dass eine Kündigung im Raum steht.